★ 索取 各种各类的文件和信函，每天都要传送到办公室，经由秘书来处理。他们是否对这些文件和信息进行检索，将那些有价值的信息索取到了呢? ★ 注意各种杂志广告 一个公司有可能同时订阅所有定期发行的杂志，报纸上会经常刊登各种杂志的目录和内容提要。因此，你要留心报纸上刊登的杂志广告，一旦发现有用的资料，马上加以标记。 ★ 剪贴和复印 在浏览杂志的时候，发现里面有感兴趣的东西，就用红铅笔在底下画上波浪线，或者把它剪下来，贴在没有保存价值的旧杂志上。如剪下来的很不规则，也可以贴在复印的16开纸上，一定要把杂志的名称和日期记下，如果杂志本身还有价值，不应随便剪坏，可以把其中所需要的内容复印下来。在这一过程中应该注意： •不好剪贴就复印：有些内容比较重要，想把它剪下来却又舍不得，因为这一版都有用，剪下这一篇会破坏整个版面。遇到这种不能剪的情况就复印。 •剪报要利于通读：比如日本报纸的排版都习惯竖排，读的时候从右到左。这一段结束后，下一段又是右到左。如果在上一篇的分段处正好接着下篇的开头，稍不注意，在剪报时很容易就把一篇文章的结尾处丢掉。另外还要注意把那些附在旁边而又没有关联的文章剪掉，以便于阅读。 ★ 摘记 即利用手册或卡片，将欲保存的信息资料整理摘录下来。采用摘记的方法收集资料要注意摘抄准确、内容简要、妥善保存、便于查找。 ★ 标记重点 由于秘书从报纸杂志上收集的情报内容都是一般的，而老板看时并不一定都会那么仔细，在忙的时候，甚至用眼睛扫一下标题就过去了。所以秘书现在的责任就是把重要内容用记号笔画上重点线，以引起他的注意。 ★ 说明和注释 对于那些篇幅较长的文章，特别是国外杂志上与本公司有关的最新报道，一定要在文章旁边加几行提纲挈领的说明文字，遇到一些新名词和英文缩写，要加以必要的注释。 ★ 记录 秘书在日常的工作中有没有意识到会议上上司或有关人士的发言、指示、建议或意见都是很有代表性的，只要将这些东西记录下来，加以分析整理，就可以提炼出有价值的信息。