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时间管理很重要的一点，就是管理好桌上的文件。工作的目标应当是每一个文件只处理一次，不可以把各种文件乱堆在桌子上，因为办室是工作场所，不是储藏室。
文件的处理不妨采用以下四种方式：立即处理、转给别人、归档、丢弃。再深入来看看这四点：
★ 立即处理
看过文件就赶快回复，如果未来才处理，就把它记在记事系统里，不管是计算机里或传统的记事本里。
★ 转给别人
若是尚需要一些资料才能处理，这时才能转给别人；不过要盯紧这件事，免得误了截止期限。至于对方何时需回音，须在文件上注明，同时也应记在记事系统上，以提醒自己。换句话说，要让对方清楚你的要求及交付时间。
★ 归档
如果要把文件归档，就要准备一个档案夹，并把归档日期记在记事本里，这样就不会堆积文件了。
★ 丢弃
最后需用留意的是，丢在桌上的许多文件经常跟你没多大关系，尽可能把它们丢在废纸盒中，别打算留下来“预防万一”。整理一下处理过的文件，把需要的资料抄写下来，然后再将之丢弃。
运用记事系统，每个月检视一次所有的档案，并把任何不需要的文件毫不迟疑地扔掉。否则，任由各样的纸张堆积，日后归档就会很麻烦，拖延耽误就会成为家常饭了。
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