先抛出一个事实：多数人回电话（注意不是主动打电话哦）时的效率非常低下。而电话沟通作为办公当中不可或缺的内容，其效率高低在很大程度上就能左右你的总体效率。要提高工作效率，这方面的内容可不应忽视。下面效率天阶就来跟你详细聊一聊如何在回电话的过程中提高效率、节约时间，真正做到简短有效又“不伤和气”。

　　我们先来分析问题，从回电话最普遍的方式说起，大多数情况可能是这样：

寒暄：谢谢对方来电，解释为什么没有接到电话，然后寒暄； 
缓慢进入正题：对方重新描述较早前询问的内容，你再一一回应； 
互相感谢：以期对方以后工作上更好的配合； 

　　想想这3个环节，1和3对解决工作事务几乎没有直接有效的帮助，第2个环节，有信息的重复。

　　因公事回电话的理想情况是：控制时间的必须是你——因为对方只需要得到他所关心的答案就行了。可事情往往不会像我们想象或预计的那样单纯直接，比如，我们经常遇到这几种类型的同事（或客户）：

极度热情，嘘寒问暖型； 
说话拖沓，半天想不起来自己想说什么型； 
极端较真型，会一个词用得准不准说上5分钟； 
八卦型（不解释了）； 

　　以上的类型各有特色，相处起来不一定有问题。但在效率问题面前，你是有必要保持一定的“警惕”的。至于怎么办——你需要找到回电话的窍门：不伤和气、有效解决问题、同时还节约时间。而这个窍门的关键，就在于“时间”。确切地说，是三个时间段：

上班后的半小时内 
中午吃饭前的半小时内 
下班前的半小时内 

　　解释一下：上班后的半小时，很多人都没有进入工作状态，此时他们正在找今天要做什么，计划等的都没有做好。趁此时你给他们回前一天的电话，即便是安排了活，他们也不容易拒绝你（因为安排上的冲突还没发生），而且对方会急于挂电话，着手安排自己的事情，或进入状态。这个时间适合分配给分配给3型（极端较真型）的人；

　　中午吃饭前的半小时，无疑是个最美好的回电时间，这个时间要分配给2和4型。说话拖沓的，你帮他说，他只需要点头；八卦的，中午吃饭有大把时间让他八卦，不必非逮着你。这时你只要告诉他们你真心的想要快速解决问题，以免耽误他们吃饭就可以了。

　　下班前的半小时内：集前两个时间段优点于一身，分配给1型最好不过，当然其他型也可以用。下班前宝贵的时间，你应该将之前不管多久攒的需回复电话全都打完。

　　从现在开始，你就可以试着去使用这个方法，既提高了工作效率，也不会因为在电话里过于“果断坚决”而得罪人。