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1 提出会见要求的一方，应将要求会见人的姓名、职务及会见何人、会见的目的告知对方，接见一方应尽早给予答复，约妥时间。
如因故不能接见，应婉言解释。
2 接见一方的安排者，应主动将会见、会谈的时间、地点、主方出席人及有关事项通知对方。
3 应准确掌握会见、会谈时间、地点和双方参加人员的名单，及早通知有关人员和有关单位，作好必要的安排。
4 会见、会谈场所应安排足够的座位。人员较多时，应安装好扩音器，放好中外文座位卡。
5 如有合影，应事先布置好场地，设计好合影图，备好照相设备。合影时主人和主宾居中，按礼宾次序，主客双方间隔排列，第一排既要考虑人员身份，也要考虑镜头的摄入范围。一般来讲，两边均应由主方人员把边。
6 客人到达时，主人应在门口迎候。若主人不能在门口迎候，应由指定的工作人员在大楼门口将客人引入会客厅。
7 领导人之间的会见、会谈，除陪见人和必要的译员、记录员外，其他工作人员在安排就绪后均应退出。谈话过程中，旁人不要随意进出。
8 要备好招待用饮料。我国一般只备茶水，夏季加冷饮。会谈时间长，可适当上咖啡或红茶。
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