接待活动的目的是为了表达对参展商的欢迎，让参展商感受到组织者特别的款待，庆幸自己或携带亲朋好友来参加你所组织的会展是一个正确的选择。
机场迎送
当参展商们走下飞机，步入行李认领处，看到会展举办城市和组织机构的欢迎标语和横幅时，心中会感觉很温暖。因此，会展组织部门应该在行李认领处设有一个接待处，并有专人解答参展商提出的问题，如在哪里兑换货币、哪条线路去酒店和会展中心最近、怎么联系汽车出租公司等问题，这样参展商肯定会对会展产生非常好的第一印象。
接待工作好与坏的关键是接待人员问题。如果组织机构雇一个人在机场24小时等候航班，费用会非常高。可以借鉴“全国足球联赛”或“奥运会”这样的大型活动，主办国或主办城市的许多居民都愿意提供志愿服务，组织机构可以考虑按照以下方式解决：如果会展在某个大学附近召开，可以招募一些大学生当志愿者，作为回报，可以给他们提供去会展某个部门工作的机会。
宾客接待
宾客接待的内容和形式多种多样，可以是一次游览活动，也可以是延续一整天的各种活动。有些活动的内容是教育性的，有些活动带有一定的文化气息，如参观艺术博物馆、自然科学博物馆或历史名胜古迹等。当然，有些会展为宾客组织的活动可能只是逛街购物，从高级购物中心到布满小摊小贩的自由市场。在策划宾客活动前，你需要对顾客的年龄和人数做到心中有数。团队中大部分的人如果都对某个活动感兴趣，那么要注意随时调整自己的计划，以满足他们的需要。
贵宾接待
会展组织机构需要安排一个贵宾接待室来接待会展发言人和贵宾。贵宾室只向部分参展商开放，茶点与酒水要保证持续供应。组委会成员、发言人和其他贵宾持邀请信出入贵宾室。邀请信可以在会前邮寄，也可以在他们报到时发放，然后由工作人员领入贵宾室;或者把邀请信放在客房的床头柜上，摆放的位置要明显，客人一进入房间就可以看到。这种方法可以让客人掌握主动，自己决定何时去贵宾接待室。最后，还可以准备一些小纪念品作为礼品，因为大多数参展商喜欢反映地方特色的小礼品。
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