公文处理的基本任务是准确、及时、安全、有效地拟制、传递、处理和管理公文,以便为机关公务活动提供适用的信息,充分发挥公文的效用是公文处理的基本任务,具体讲包括以下几个方面:
(1)拟写与制作公文。根据公务的需要和要求,将有关信息资料进行收集、加工、整理、拟稿、会商、审核、签发、缮印、校对直至用印或签署,形成正式公文。
(2)传递公文。根据公文性质与时限要求以多种方式传递给收受公文的机关。
(3)办理公文。对于收文经过分办、批办、拟办、传阅、承办等工作环节,进行阅读、加工,了解或解决公文内容所针对的公务,实现公文的目的要求。
(4)处置办毕公文。根据一定标准对已办理完毕的公文采取立卷归档、清退、销毁与暂存等方法进行处置。
(5)管理公文。指为了保证上述任务的有效完成,进一步发挥和扩大公文的功效,对公文实施科学、系统的管理,对公文处理工作加强组织与控制。
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公文处理的重要地位
1.公文处理是机关行政管理的重要组成部分
公文作为办理公务的基本手段,贯穿于机关各项职能活动的始终,为公务活动的各领域提供有效的信息支持,而公文的形成不是自动生成的,更不会自动发挥效应,而必须依赖于人的一系列活动,即公文处理。因此,公文处理使机关在发挥管理职能中所需公文得以形成并产生实效,成为机关实现管理职能的必要条件,同时,它沟通机关之间的纵向与横向联系,沟通机关与广大群众之间联系。公文处理的质量直接关系到行政效率的高低。
2.公文处理是国家档案事业的基础
档案事业是国家文化事业的一个组成部分,而档案的重要部分主要来源于公文。今天的档案就是昨天的公文。公文的内容、格式、字迹材料以及处理程序是否规范、准确,归档公文是否齐全完整,直接影响档案的质量与档案事业的发展。因此,加强公文处理工作是促进国家档案事业的必要条件。
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