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公文，即公务文件，习惯上统称文件。是国家机构与其它社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而制作的具有法定效力和规范体式的文件。其特点如下：
1 法定的作者和法定的权威性。公文法定的作者即公文必须以机关的名义或其法定代表人的名义制发。公文的法定权威性指公文在法定的时间和空间范围内能够对受文者的物为产生强制性影响，具有约束力。
2 法定的现实执行效用。公文直接形成于其内容所针对的现行公务活动中并对该活动发挥直接指挥、制约与沟通联系效用。
3 具有规范的体式。公文的体式，用以维护公文的权威性、准确性与有效性，是公文区别于其它文献形式的明显标志。
4 履行法定的程序。这种程序性主要体现在制发和生效两个方面。
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1.公文处理是机关行政管理的重要组成部分
公文作为办理公务的基本手段,贯穿于机关各项职能活动的始终,为公务活动的各领域提供有效的信息支持,而公文的形成不是自动生成的,更不会自动发挥效应,而必须依赖于人的一系列活动,即公文处理。因此,公文处理使机关在发挥管理职能中所需公文得以形成并产生实效,成为机关实现管理职能的必要条件,同时,它沟通机关之间的纵向与横向联系,沟通机关与广大群众之间联系。公文处理的质量直接关系到行政效率的高低。
2.公文处理是国家档案事业的基础
档案事业是国家文化事业的一个组成部分,而档案的重要部分主要来源于公文。今天的档案就是昨天的公文。公文的内容、格式、字迹材料以及处理程序是否规范、准确,归档公文是否齐全完整,直接影响档案的质量与档案事业的发展。因此,加强公文处理工作是促进国家档案事业的必要条件。
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