项目文档的生命周期一般包括：创建、审批、发布、修改、分发、签收、归档、废止、恢复等环节。管好项目文档，就是管好它的整个生命周期。
重点就在于管好文档的整个生命周期。
创建：模板、命名、分类、权限
创建一份新的项目文档，绝不仅仅是新建一个文件或文件夹就完成了。首先，任何项目文档的创建都需要遵循固定的文档模板，满足其对内容、格式的基本要求，以便更好的体现出文档所要展现的内容。比如：设置文档的页眉页脚格式、文档的目录样式以及文档的字体等等。
不同类别的文档应具有不同的模板，以便操作者能够更好地明白在建立不同文档时所需要采用哪种类型的模板。如果文档模板发生变更，必须及时知会使用者，做好文档的模版管理。
其次，文档的命名与分类也是需要注意的。管理者必须规定项目文档命名与分类的依据和要求，以便使用者能够快速准确的定位到自己所需的文件。具体的命名方法请参见“原文链接”。
最后，就是要为新建的文档设置权限了。由于一个项目中，同一项工作有可能需要不同任务组的多个人员同时协作完成，因此权限设置必须类型广、组合多，针对特殊情况具有特殊的方法来应对。应当注意，权限管理是为了让项目人员在许可的权限下，更加可靠、准确的使用文档，绝不应该增加更多复杂不便的管理操作。
如何将项目文档的创建、修改等消息快速而又准确的通知到每一个人?渠道很关键。所有信息均是围绕着文档操作，保证信息的准确性。同时，要满足现在移动办公的时代潮流，不论是网页、APP还是微信，都要保证能在第一时间收到信息。
我们一再强调文档管理的审批和传统OA的审批不同，其原因就是根本的出发点不同。文档管理的审批应该以文件为核心建立流程。不论是文件的权限申请还是文件会签，一切操作始终围绕着文件本身。放弃过去用OA来走流程，用邮件来传附件的文档审批方式吧，采用一套以文件为核心的在线流程，让审批变得简单起来。
文档分发与消息发布的要求类似，一方面既要保证传递文件的准确性，一方面也要保证消息的及时性。使用QQ、邮箱来传递文件，不仅速度慢，而且容易造成文件的丢失和损坏。因此，文件分发必须要保证统一、安全、快速。通过文件分享或发布取代传统的附件形式，既能够在同一平台上实现文件的快速流转，又能够满足不同人员的不同权限要求，
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