文档处理是文档管理中的重中之重，因为我们围绕文档建立的一切标准、要求最终是为了方便使用。在项目文档使用中，我们最常遇到问题是如何查找文件、如何快速预览和修改文件、如何管理不同版本的文件。
搜索已经是我们查找信息不可或缺的手段。相比于按照结构树一层一层的去寻找，根据文档的内容、属性等标签去搜索文件无疑会事半功倍。强大的搜索应该覆盖文件的方方面面，不论是文件的名称、内容、修改时间，还是修改人、分类和自定义属性，越详细的搜索条件，就能越快速的定位所需文件。这时候，我们前面的文件分类和标签就起到相当大的作用了。
在这个移动办公越来越普遍的时代，许多工作不再受时间和地点的限制。相匹配的，我们也应该能够随时随地的查看文件。不论是网页、平板还是手机，不论是word、excel还是pdf，只要有网络，各种文件的预览需求都应该统统被满足。最后，是要管理好文档的不同版本。在一个项目中，文档在使用过程中发生变更是很常见的现象。对于发生变更的文档，最好的方法就是版本管理。
首先，要有详细的文档变更日志，知道何人何时修改了文档，通过版本比较，能快速的找到不同点;其次，文档的最终版要能够方便人使用，如果出现只能看变更历史才知道最终版本的话将大大提高使用成本。对于旧版本，同样应该记录保留。不论是版本查阅还是版本回溯，完善的版本管理会将每一个文件版本的价值最大化。
文档分发与消息发布的要求类似，一方面既要保证传递文件的准确性，一方面也要保证消息的及时性。使用QQ、邮箱来传递文件，不仅速度慢，而且容易造成文件的丢失和损坏。因此，文件分发必须要保证统一、安全、快速。通过文件分享或发布取代传统的附件形式，既能够在同一平台上实现文件的快速流转，又能够满足不同人员的不同权限要求。
当文档经历创建、修改、审批等种种过程之后，最终被批准定稿。一个已经定稿的标准化文件，是不允许随意变更或移动的。那么，如何确保文档内容的准确性与完整性呢?一方面，通过完善的权限管理来约束相关人员的操作，另一方面通过文件的状态标记为文档设置一定的操作限制，从而达到项目文档的管理需求。
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