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与图书、资料一样，档案也有其存在的形态，也就是人们通常所说的载体。换句话说，我们认识档案，也只能先从它的“外形”开始。
★纸媒体
纸质档案是目前使用最多的存储媒体，尽管现在人们总是不断地提“无纸办公室”，但它依然还是办公室的主角。因为纸质档案比起电子、磁性或者其他媒体历史最悠久，其设备、供应及存档程序相对而言也比较标准化。
纸质档案一般存放在盒子里，里面的文件夹和目录上都有打印或印刷好的标签。市场上可以方便地买到各种不同的档案盒、设备和其他供应品。
★磁性媒体
磁性媒体的使用发展迅速，但有些人预测，使用磁盘和磁带存储计算机文件还没有超过用纸存储。
常见的磁性媒体有软盘、硬盘和磁带。
☆软盘：
软盘的体积很小，是像唱片一样可以移动的磁盘，目前常用的是3．5英寸软盘，它的存储空间取决于生产厂家提供的存储能力。
☆硬盘：
永久性硬盘与软盘一样，也是一种磁存储装置。它可以固定安装在计算机里，也可以作为附加硬盘连在外面。硬盘的存储量比较大，可以保存大量用不同的文件名组织起来的资料。在硬盘上存储信息的方法，取决于生成文件的硬件和软件。
★缩微图像媒体
尽管目前计算机磁盘的使用在存储数据方面超过了缩微图像媒体的使用，但缩微胶卷和缩微胶片在长期存储，尤其是在档案材料的长久保存中一直占有很重要的地位。
★光盘媒体
光存储器是指计算机数据的大容量存储。光盘对前几种媒体而言还是一项新技术，是为处理计算机生成数据和档案及其他能扫描到光存储系统的档案设计的，近几年发展迅速。
光存储器可以保存磁盘、磁带和卡片上的资料，其中光盘是最常见的形式。
☆只读光盘存储器(CD-ROM)：
这是最常见的光盘，它像一张小唱碟，但不能在上面进行文字编辑。光盘上存储空间非常大，一张CD-ROM可以存放整部百科全书、几千篇文章及其他的大量信息。
☆一写多读光盘(WORM)：
这是一种一次写、多次读的金属膜盘，把数据写上去之后，就不能再进行删除或修改了。
☆可擦光盘(Erasable optical disks)：
可擦光媒体可以反复使用，最常见的是磁光盘，它能为使用者提供快速存储和检索大量数据。
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