机关应用文有着较强的书面语言的语体色彩。

　　(1)平实。机关应用文是为了解决实际问题而说服读者的，不是用形象化的描绘去感染读者。因此在阅读中，不包含欣赏的因素。这种特点的突出表现是：实在，不用烘托、渲染等手法，而是实实在在地写下去;质朴，如实地表现事物的本来面目，不允许艺术夸张;通俗，机关应用文的用词造句，都应当力求大众化，避免用生僻晦涩的字句。

　　(2)得体。机关应用文的语言要和作者的身份、读者对象、所要达到的目的，以及客观环境和谐一致，恰到好处。说什么，不说什么，说到什么程度，用什么语气，选择什么词汇，都要考虑最后的效果。要做到得体，还应当和所写的文件的体例相符。报喜祝捷要热烈欢快，颁布政策法令应庄重严肃，批驳错误观点要有理有力，提出希望要求应平和委婉等。比如，请示性公文，用语要谦恭，讲究礼貌，结尾多使用“望”、“请”、“给以指示”等等，以表示下级对上级的尊重。不能用“必须”、“如此”之类很硬、很大的口气。而指示，则要严谨、周密、明确，不能写成乞求式的文章。命令的用语，则必须斩钉截铁，毫不含混。

　　(3)确切。机关应用文多是用来反映情况、指导工作的，一词一句，一个概念，都必须有确定的含义，只能有一种解释，不能有多种解释;更不能给那些善于从文件上找空子的人，留下各取所需的漏洞。如果我们的文件使人读了产生歧义，那就必然造成思想混乱，给工作带来损失。

　　(4)概括。机关应用文的用语要求简捷明快，因此应当特别注重使用论断性语言、综合性语言、群众性语言。在总结、决定、决议、指示等机关应用文中，要善于运用论断性语言。这样做，第一可以增强文件的说理性和说服力;第二可以增强文件的无可辩驳、不容置疑的权威性;第三可以用较少的文字说明比较多的、比较深刻的道理。

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　　机关应用文的开头一般有六种方式： “起因”式。一开始先讲问题的缘起，即为什么要写这篇文章，一般使用“由于……”、“鉴于……”或“随着……”等开头;“目的”式。开宗明义第一句就说明本文的目的，一般使用“为了……”、“为……”; “根据”式。一开始先说明制作公文的依据，一般多是用“根据”、“遵照”、“按照”等开头，即根据某文件要求，遵照上级某指示精神，按照某会议的决定等;“时间”式。一开始先点明某事、某情况的时间，有的是一开始直接写年、月、日，有的是用“近日”、“近来”、“最近”等比较模糊的时间开头，有的则用“……之后”句式开头;“引文”式。

　　一开始先引用文件或领导指示中的一段话作为引子或点明主题。比如：“党的十六届六中全会指出：……”;“事情”式。即把事件、情况一开头就简明扼要地介绍清楚。机关应用文的结尾大体可分为自由式和比较固定式两类。自由式，即随着文章的自然发展，该讲的问题讲完即收。比如法规，该写几条就是几条，最后一条写完即可收尾。汇报提纲把该汇报的内容讲清楚就可打住。会议纪要也是把会议的要点，分条分段写出，不必再加什么“尾语”。这些文种的结尾没有什么习惯用法，更没有格式。

　　但有些文种的结尾则有一定的格式或习惯用法，我们叫它“比较固定式”结尾。比如请示结尾要提出肯定式要求，多用“以上是否妥当，请批示”，“当否，请示”等。指示和决定的结尾，一般要提出落实的要求，如“望各地各部门按照执行”，“把落实情况尽快上报”等。通知结尾一般用“特此通知”等等。调查报告的结尾比较自由，但也有一些习惯用语，使用较多的结尾有，总结性地写出报告的主要观点。总之，机关应用文究竟用什么方法结尾，还是依内容而定。