文章不厌百回改，反复推敲佳句来。一篇好的公文，必然经历任务受领、意图领会、草拟撰写、修改打磨四个步骤，而修改打磨是公文成文使用前的最后一步，其重要性不言而喻。这种责任心薄弱的坏习惯，必须改正才好。”关于公文修改打磨的技术性问题，可以简单概括为“四相法”。
第一步相“骨”，即检查文章整体架构。通观全篇，看是否紧紧围绕文章主旨展开，要素是不是齐全、骨架是不是完整、搭建是不是合理。这一步主要检查草稿文不对题、主题不突出、枝蔓过多、缺项漏项等通病。对于通知、请示、报告等正式文体，可参照相应公文写作要点和范例进行对照检查、依例增删;对于发言材料等非正式文体，则需要具体问题具体分析，结合上级意图、发言场合、讲话对象等具体因素，合理取舍相关内容，一般来说应包括整体思路对策、具体做法举措、存在问题不足、下步部署要求等。该步骤至关重要，如草稿问题较大，有必要大刀阔斧地修改甚至推倒重来。
第二步相“肉”，即检查文章主要内容。要看事项描述是不是清楚、全面、到位，分析阐释是不是合理、明白、透彻，脉络梳理是不是清晰、严谨、流畅。简言之，要看各部分的观点是否鲜明、论据是否充分、论述方式是否合理。这一步主要检查文稿缺乏层次、逻辑不清、无的放矢、不知所云等通病。这里有一些小技巧可供参考，比如讲成绩，要写运用了什么样的思路、采取了什么样的措施、达到了什么样的效果;讲问题，要抓辫子(指出问题所在)、扣帽子(确定问题性质)、打棍子(提出整改办法);描述一项工作、一项任务时，要讲清“为什么”“是什么”“怎么办”，等等。同时，各个部分的组合要遵循一定的逻辑顺序，可按照时间先后行文、可按照重要程度行文、亦可按照惯例行文。草稿如有第三级标题，应依照此法继续检查修改。
第三步相“衣”，即检查各级标题的提炼概括。这一步主要检查文章各段落标题不“论资排辈”、佶屈聱牙、冷僻不通等通病。首先要看每个标题是否完整概括了该部分的中心思想，是否充分体现了该部分的主要内容。其次要看这一层面的全部标题能否完整地支撑起上一级标题主旨直至文章主题。一般来说，在撰写写作提纲时即已基本确定各级标题，文稿修改阶段主要是对其进行推敲斟酌，适当调整为句式一致、字数相当的句子，当然也不可为了一致“美观”，而生搬硬套甚至“创造”生僻词句。
第四步相“面”，即对文稿进行校对。鲁迅先生这样说过，“写完后至少看两遍，竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜”。这一步主要检查文稿中存在的语法错误、错字白字、标点排版不规范等通病，应至少检查三遍。第一遍主要检查病句，要一句一句地检查，看有无语法错误。第二遍主要检查错字白字，对拿不准的字词要勤翻字典。第三遍主要检查标点符号的运用是否正确，排版是否严格按公文处理要求进行。
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